控制采购是管理采购关系,监督合同绩效,实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。 本过程的主要作用是,确保买卖双方履行法律协议,满足项目需求。 本过程应根据需要在整个项目期间开展。

合同管理活动可能包括: 

• 收集数据和管理项目记录,包括维护对实体和财务绩效的详细记录,以及建立可测量的采购绩效指标;
• 完善采购计划和进度计划;
• 建立与采购相关的项目数据的收集、分析和报告机制,并为组织编制定期报告;
• 监督采购环境,以便引导或调整实施;
• 向卖方付款。

控制措施的质量,包括采购审计的独立性和可信度,是采购系统可靠性的关键决定因素。组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询,包括持续的反腐计划,都有助于实现适当的采购控制。 

输出：采购关闭

买方通常通过其授权的采购管理员,向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求,通常已在合同条款和条件中规定,并包括在采购管理计划中。 一般而言,这些要求包括:已按时按质按技术要求交付全部可交付成果,没有未决索赔或发票,全部最终款项已经付清。 项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。 

输出：工作绩效信息

工作绩效信息是卖方正在履行的工作的绩效情况,包括与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况,以及与SOW预算相比较的已完工作的成本产生和认可情况。

输出：采购文档更新

采购文档更新可包括用于支持合同的全部进度计划、已提出但未批准的合同变更,以及已批准的变更请求。 采购文档还包括由卖方编制的技术文件,以及其他工作绩效信息,例如,可交付成果的状况、卖方绩效报告和担保、财务文件(包括发票和支付记录),以及与合同相关的检查结果。

输出：变更请求

在控制采购过程中,可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求, 例如,成本基准、进度基准和采购管理计划。应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

输出：项目管理计划更新

• 风险管理计划。每个协议和卖方都会带来独特的风险,因此可能需要更新风险管理计划。如果在执行合同期间发生重大的意外风险,则风险管理计划可能需要更新。应该把具体的风险记录到风险登记册中。
• 采购管理计划。采购管理计划包含在采购过程中需要开展的活动。可能需要基于卖方执行工作的绩效情况,对采购管理计划进行更新。
• 进度基准。如果卖方的重大进度变更影响到了项目的整体进度绩效,则可能需要更新并审批基准进度计划,以反映当前的期望。买方应该注意某个卖方的进度拖延,可能对其他卖方的工作造成连锁影响。
• 成本基准。在项目交付期间,承包商的材料价格和人力价格可能随外部经济环境而频繁变动。这种变动需要反映到成本基准中。

输出：项目文件更新

• 经验教训登记册。更新经验教训登记册,记录能有效维护采购工作的范围、进度和成本的技术。对于出现的偏差,经验教训登记册应该记录曾采取的纠正措施及其有效性。 如果已经发生索赔,则应记录相关信息以避免重蹈覆辙,其他关于如何改善采购过程的信息也应记录在内。
• 资源需求。随着承包商的工作进展,可能因工作执行不符合原定计划而需要变更资源需求。
• 需求跟踪矩阵。更新需求跟踪矩阵,记录已实现的需求。
• 风险登记册。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型,以及最终商定的价格,每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。随着早期风险的过时以及新风险的出现,在项目执行期间对风险登记册进行变更。
• 相关方登记册。随着执行阶段的工作进展,承包商和供应商可能发生变更, 应该把承包商和供应商的变更情况记录在相关方登记册中。

输出：组织过程资产更新

• 支付计划和请求。所有支付都应按合同条款和条件进行。
• 卖方绩效评估文件。卖方绩效评估文件由买方准备,用于记录卖方继续执行当前合同工作的能力,说明是否允许卖方承接未来的项目,或对卖方现在的项目执行工作或过去的执行工作进行评级。
• 预审合格卖方清单更新。预审合格卖方清单是以前已经通过资格审查(获得批准)的潜在卖方的清单。因为卖方可能因绩效不佳而被取消资格并从清单中删除,所以应该根据控制采购过程的结果来更新这个清单。
• 经验教训知识库。经验教训应该归档到经验教训知识库中,以改善未来项目的采购工作。在合同执行终了时,应把采购的实际成果与原始采购管理计划中的预期成果进行比较。应该在经验教训中说明项目目标是否达成;若未达成,则说明原因。
• 采购档案。应该准备好带索引的全套合同文档,包括已关闭的合同,并将其纳入最终的项目档案。