规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法,及识别潜在卖方的过程。 本过程的主要作用是,确定是否从项目外部获取货物和服务,如果是,则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购,或者从外部渠道采购。 本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。
应该在规划采购管理过程的早期,确定与采购有关的角色和职责。项目经理应确保在项目团队中配备具有所需采购专业知识的人员。采购过程的参与者可能包括购买部或采购部的人员,以及采购组织法务部的人员。这些人员的职责也应记录在采购管理计划中。
典型的步骤可能有:
- 准备采购工作说明书 (SOW) 或工作大纲 (TOR);
- 准备高层级的成本估算,制定预算;
- 发布招标广告;
- 确定合格卖方的短名单;
- 准备并发布招标文件;
- 由卖方准备并提交建议书;
- 对建议书开展技术(包括质量)评估;
- 对建议书开展成本评估;
- 准备最终的综合评估报告(包括质量及成本),选出中标建议书;
- 结束谈判,买方和卖方签署合同。
输出：采购管理计划
采购管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动。它应该记录是否要开展国际竞争性招标、国内竞争性招标、当地招标等。如果项目由外部资助,资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。
采购管理计划可包括以下内容:
- 如何协调采购与项目的其他工作,例如,项目进度计划制定和控制;
- 开展重要采购活动的时间表;
- 用于管理合同的采购测量指标;
- 与采购有关的相关方角色和职责;如果执行组织有采购部,项目团队拥有的职权和受到 的限制;
- 可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
- 司法管辖权和付款货币;
- 是否需要编制独立估算,以及是否应将其作为评价标准;
- 风险管理事项,包括对履约保函或保险合同的要求,以减轻某些项目风险;
- 拟使用的预审合格的卖方(如果有)。
输出：采购策略
一旦完成自制或外购分析,并决定从项目外部渠道采购,就应制定一套采购策略。应该在采购策略中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型,以及如何在采购阶段推动采购进展 。
- 交付方法。对专业服务项目和建筑施工项目,应该采用不同的交付方法。
- 合同支付类型。合同支付类型与项目交付方法无关,需要与采购组织的内部财务系统相协调。它们包括(但不限于)以下合同类型及其变种:总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激励费用、工料、目标成本及其他。
- 采购阶段。采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息。
输出：招标文件
招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方(如购买商业或标准产品时),通常就使用标书、投标或报价等术语;如果其他考虑因素(如技术能力或技术方法)至关重要,则通常使用建议书之类的术语。具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。
输出：采购工作说明书
依据项目范围基准,为每次采购编制工作说明书(SOW),仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。 工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果,以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求,或拟采用的合同形式,工作说明书的详细程度会有较大不同。 工作说明书的内容包括:规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。
输出：供方选择标准
在确定评估标准时,买方要努力确保选出的建议书将提供最佳质量的所需服务。
输出：自制或外购决策
通过自制或外购分析,做出某项特定工作最好由项目团队自己完成,还是需要从外部渠道采 购的决策。
输出：独立成本估算
对于大型的采购,采购组织可以自行准备独立估算,或聘用外部专业估算师做出成本估算,并将其作为评价卖方报价的对照基准。 如果二者之间存在明显差异,则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊,或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。
输出：变更请求
关于采购货物、服务或资源的决策,可能导致变更请求;规划采购期间的其他决策, 也可能导致变更请求。对项目管理计划及其子计划和其他组件的修改都可能导致会影响采购行为的变更请求。应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。
输出：项目文件更新
- 经验教训登记册。更新经验教训登记册,记录任何与法规和合规性、数据收集、数据分析和供方选择分析相关的经验教训。
- 里程碑清单。重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
- 需求文件。需求文件可能包括:
- 卖方需要满足的技术要求;
- 具有合同和法律意义的需求,如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证,以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵。需求跟踪矩阵将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交 付成果。
- 风险登记册。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、 所选合同类型,以及最终商定的价格,任何被选中的卖方都会带来特殊的风险。
- 相关方登记册。更新相关方登记册,记录任何关于相关方的补充信息,尤其是监管机构、合同签署人员,以及法务人员的信息。
输出：组织过程资产更新
作为规划采购管理过程的结果,需要更新的组织过程资产包括(但不限于)关于合格卖方的信息。 对于采购次数少且相对简单的项目,作为本过程输出的有些文件可以合并。不过,对于采购规模较大、较复杂,而且大部分工作需由承包商完成的项目,就需要使用几种不同类型的文件。